Persberichten zijn opgebouwd volgens een vast format. Sommige elementen uit dat format lijken misschien overdreven. Echter, als je ze weglaat of al te creatief bent in het bedenken van een afwijkende vorm, loop je het risico dat je persbericht niet zo professioneel overkomt. De ontvanger (een journalist of redacteur) moet meteen kunnen zien dat hij te maken heeft met een persbericht. Hij moet direct zien dat de tekst volgens de regels is opgebouwd, weten welke delen belangrijk zijn en welke minder.
We lopen de vaste opbouw stap voor stap met je door.
Plaats bovenaan (linksboven en rechtsboven mag allebei) het logo van je bedrijf of organisatie.
Schrijf daaronder, in een grote letter: PERSBERICHT. Dat mag zelfs in hoofdletters.
De kop
De eerste inhoudelijke aandachttrekker is de kop van je persbericht.
Een goede kop:
- maakt de lezer nieuwsgierig, trekt de aandacht.
- mag een minisamenvatting zijn van je persbericht.
- bestaat uit maximaal tien woorden.
- mag een quote zijn (maar geef dat dan wel duidelijk aan: gebruik aanhalingstekens en maak (als dat kan) duidelijk van wie het citaat afkomstig is).
Bovenkop
Misschien heb je een uitstekende kop voor je persbericht bedacht, een die echt de aandacht trekt, maar … net niet voldoende voor zich spreekt. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren als je ervoor kiest als kop een quote te gebruiken. Voor de lezer is dan misschien niet helemaal duidelijk wat de context van de betreffende uitspraak is. In dat geval kun je een extra kop plaatsen, een zogenoemde bovenkop. Zoals de naam al zegt: die plaats je boven de kop.
Stel dat je de volgende kop bedacht hebt:
Trainer Stolker: ‘Ik eet mijn snor op als we niet promoveren!’
Een verhelderende bovenkop zou in dit geval kunnen zijn:
VV De Grassprieten ziet voorsprong slinken
Een bovenkop wordt ook wel een chapeau genoemd. Een bovenkop staat in een kleinere letter dan de kop en staat soms cursief.
In plaats van een bovenkop kun je ook een onderkop gebruiken. Beide tegelijkertijd kan niet.
Maak in je persbericht vooral ook gebruik van korte tussenkopjes. Bij een persbericht is het vooral belangrijk dat de tussenkopjes aandacht trekken. Lees ons artikel over tussenkopjes om meer te vernemen over hoe en wanneer je tussenkopjes kunt plaatsen.
Lead: de kern van je persbericht
In een goed persbericht staat helemaal aan het begin direct de allerbelangrijkste informatie. In de eerste regels, die we ook wel lead of introtekst noemen, geef je antwoord op de volgende vragen:
- wie
- wat
- waar
- wanneer
- waarom
- hoe
Lukt het niet om al deze vragen te beantwoorden in de lead? Dan mag je er eentje in de volgende alinea beantwoorden. Vaak zal dat de hoe- of de waarom-vraag zijn. Het is logisch dat je daar net iets meer ruimte voor nodig hebt.
De informatiedichtheid van de lead van een persbericht is dus gigantisch hoog. Het zou zo moeten zijn dat wanneer enkel je lead ‘de krant haalt’ toch alle belangrijke informatie is gepubliceerd.
Eerste alinea
In de eerste alinea, die je vooraf laat gaan door een witregel, mag je dus nog een van bovengenoemde zes vragen beantwoorden.
Tweede alinea
De tweede alinea is een mooie plek voor een quote. Houd er wel rekening mee dat deze alinea mogelijk kan sneuvelen wanneer je persbericht in handen is van een redacteur. Als de quote dus echt essentieel is, plaats je hem hoger in je persbericht.
Verdere alinea’s
Neem verderop in je persbericht informatie of citaten op waarvan het mooi zou zijn als die zouden worden opgenomen, maar waarvan het niet erg is als ze geschrapt worden. Ben je eigenlijk door je nieuws heen? Geen probleem. Voor een persbericht geldt: korter is meestal beter.
Slotalinea
Zorg ervoor dat de slotalinea geen informatie bevat die echt essentieel is. Houd er rekening mee dat degene naar wie je je persbericht stuurt de laatste alinea zonder problemen moet kunnen schrappen. Besteed dus vooral geen energie in een al te creatieve afsluiter aan het einde, plaats daar geen conclusies en probeer ook niet om je verhaal aan het eind mooi ‘rond’ te maken. Dat is leuk voor een betoog, maar in een persbericht moet het einde juist niet het interessantste stuk zijn.
Niet voor publicatie
Na de slotalinea zet je letterlijk een streep en voeg je je contactgegevens toe. Het is gebruikelijk daarboven te vermelden: Niet voor publicatie.
Plaats hier je contactgegevens, in elk geval je e-mailadres en telefoonnummer. Zorg ervoor dat je via deze gegevens ook werkelijk bereikbaar bent! Als dat lastig is, voeg dan de contactgegevens van een tweede of derde contactpersoon toe. (En stel de betreffende personen daarvan op de hoogte. Zorg ervoor dat zij ook werkelijk in staat zijn eventuele vervolgvragen goed te beantwoorden.)
Foto’s
Heb je een foto bijgevoegd bij je persbericht? Maak daar dan melding van onder je contactgegevens.
Verwijs naar de bijlage(n) en geef duidelijk aan dat de foto rechtenvrij is (of dat naamsvermelding van de fotograaf gewenst of verplicht is).
Wil je weten hoe je aan goede foto’s voor je persbericht kunt komen en hoe je bijvoorbeeld een beeldarchief aanlegt? Lees dan ons artikel Hoe kom je aan foto’s voor je persbericht.
Sluit af met de plaats en datum.
Houd je persbericht kort, maak hem in elk geval nooit langer dan een A4’tje. Dat is dan inclusief je contactgegevens.
Meer weten over persberichten?
Misschien ben je ook geïnteresseerd in ons artikel ‘Embargo en exclusiviteit’. Daarin lees je wat een embargo op je persbericht betekent en wat de voor- en nadelen zijn van exclusiviteit (het aan slechts één medium aanbieden van je persbericht).
Persberichten schrijven leer je vooral door oefening. De Heren van Kopij bieden zeer praktische trainingen op maat waarin we je nog veel meer tips en adviezen geven en je volop laten oefenen met het schrijven van persberichten. Neem vrijblijvend contact met ons op.