Ooit leerde u dat in een zakelijke brief en in het bijzonder de sollicitatiebrief direct onder de adressering (linksboven) de zogenoemde betreftregel moest worden geplaatst. Daarin moest u kort aangeven wat het onderwerp van uw brief was. Daaronder volgden de plaats en datum en daarna de aanhef van de brief. Ongetwijfeld vanwege de enorme toename van correspondentie via e-mail is de status van de betreftregel eniszins aangetast. Bij e-mails heeft de onderwerpregel in feite de betreftregel overgenomen. 

Wat ons betreft is het vooral een keuze om gebruik te maken van een betreftregel bij zakelijke e-mailcorrespondentie en beslist geen noodzaak, ook niet bij een sollicitatiebrief. Toch kan het in sommige gevallen raadzaam zijn er toch een op te nemen. Een aantal tips voor het (eventuele) gebruik ervan.

Tip 1: Gebruik een betreftregel om extra te benadrukken wat het doel is van uw (sollicitatie)brief

Bedenk dat sollicitatiebrieven, ook als ze per mail worden ingestuurd, in de praktijk vaak worden uitgeprint of – in elk geval – gebundeld. Er is dus een kans dat uw zorgvuldig geformuleerde tekst in de onderwerpregel de beoogde lezer niet bereikt. Dat is jammer wanneer u bijvoorbeeld voor een originele formulering hebt gekozen.

Door bij een sollicitatiebrief wel een betreftregel op te nemen maakt u het voor de ontvanger duidelijker wat het doel van uw schrijven is. Niemand zal daar aanstoot aan nemen.

Iets soortgelijks kan ook het geval zijn bij een gewone zakelijke brief. Ook dan kan het zijn dat de eigenlijke ontvanger de tekst van de brief wel doorgestuurd krijgt, maar het originele e-mailbericht nooit onder ogen krijgt. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als u een e-mail verstuurt naar een info-adres terwijl het voor een specifiek persoon bedoeld is.

Tip 2: Gebruik ‘betreft’ om indien nodig direct helderheid te verschaffen

Omdat de meeste mensen dagelijks zeer veel e-mails ontvangen, is het belangrijk om uw lezer te verleiden uw bericht in elk geval te openen. De onderwerpregel heeft dus niet alleen de functie van het benoemen van het onderwerp maar vooral ook – en zelfs steeds meer – het trekken van aandacht. Als u bijvoorbeeld een nieuwsbrief ontvangt en de titel van het mailtje luidt ‘nieuwsbrief no. 134’ dan is de kans aanwezig dat u er weinig aandacht aan besteedt.

Kiest u ervoor om in de onderwerpregel vooral de aandacht te trekken dan kunt u overwegen in uw mail bovenaan een betreftregel op te nemen om wellicht op een iets neutralere manier duidelijk te maken waar uw mail over gaat.

Tip 3: Laat de betreftregel weg wanneer die niet nodig is

Zoals gezegd: vroeger was de betreftregel een verplicht onderdeel van een zakelijke (sollicitatie)brief. Als u direct uw brief ‘in het bericht zet’ (dus niet als bijlage) dan kunt u de betreftregel in principe gerust weglaten.

Tip 4: Houd de betreftregel beknopt

Als u kiest om een betreftregel op te nemen dan kunt u die het best zo kort mogelijk houden. Het mag in krantenkopstijl.

Wilt u meer gratis schrijftips van de Heren van Kopij? Check regelmatig ons Herenblog of like onze pagina op Facebook.

De betreftregel in zakelijke e-mailcorrespondentie
Getagd op:    

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.